Een mobiliteitsplan voor uw evenement: wat moet erin en wanneer?

Een mobiliteitsplan legt vast hoe bezoekers, verkeer en hulpdiensten rond uw evenement bewegen: waar mensen aankomen en vertrekken, welke wegen dicht gaan, waar verkeersregelaars staan en wat er gebeurt als het anders loopt dan gepland. In Utrecht is het een verplichte bijlage bij de aanvraag van een evenementenvergunning, en die aanvraag moet minimaal 12 weken voor het evenement binnen zijn. Hieronder leest u wat erin hoort en wanneer het klaar moet zijn.

Wat is een mobiliteitsplan?

CROW, het kennisplatform voor verkeer en infrastructuur, omschrijft het zo: “Het Mobiliteitsplan, ook wel Verkeersplan genoemd, regelt de mobiliteit rond een evenement”. Volgens CROW heeft het plan vooral een operationele functie. De onderbouwing komt uit twee analyses: een analyse van de mobiliteit rond het evenement en een risicoanalyse. Het plan zelf beschrijft de maatregelen die uit die analyses volgen, en wie ze uitvoert.

Wanneer moet het klaar zijn?

In Utrecht hoort het mobiliteitsplan bij de aanvraag van de evenementenvergunning. De gemeente is daar kort over: “U vraagt een vergunning minimaal 12 weken voor uw evenement aan.” Het plan moet er dus uiterlijk dan liggen, samen met de drie andere bijlagen: een veiligheidsplan, een communicatieplan en een plattegrond van het terrein, met onder meer de ingangen en de vluchtroutes. De leges liggen in 2026 tussen € 246,90 en € 12.141,95, afhankelijk van de omvang en de activiteiten van het evenement.

Wilt u een plek op de Utrechtse reserveringskalender, dan begint het nog eerder. Volgens de Nadere regel evenementen gemeente Utrecht, die in de huidige vorm geldt sinds 26 juni 2026, meldt u een evenement aan tussen 1 en 31 augustus. Alleen aanmeldingen in die periode worden in behandeling genomen. Volgens de toelichting bij de regel is de kalender voor het komende evenementenjaar; zo liep de aanmelding voor de kalender van 2027 van 1 tot en met 31 augustus 2026 (Gemeenteblad 2026, nr. 347872 (opent in nieuw venster)).

Mist u de aanmeldronde, dan kunt u volgens de toelichting na het vaststellen van de kalender nog wel een vergunning aanvragen, maar evenementen die op de kalender staan gaan dan voor. Staat uw evenement wel op de kalender, vraag de vergunning dan op tijd aan: haalt u de 12 weken niet, dan vervalt de reservering, ook volgens de toelichting.

Met onze rekentool voor de vergunningtermijn ziet u meteen hoeveel weken u nog heeft, met uw eigen voorbereidingstijd erbij.

Wat hoort er in een mobiliteitsplan?

Utrecht noemt voor het mobiliteitsplan vier onderwerpen: bereikbaarheid, vervoer, omleidingen en verkeersplan, en parkeerverbod en ontheffingen. CROW is uitgebreider en noemt de onderdelen die een mobiliteitsplan in ieder geval moet bevatten:

• een beschrijving en typering van het evenement
• een analyse van de mobiliteit rond het evenement
• een risicoanalyse
• de organisatie en de gezagslijnen
• de taken en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen bij de uitvoering
• een beschrijving van de maatregelen op hoofdlijnen
• de uitwerking van de maatregelen
• scenario’s en varianten
• een communicatieplan
• een checklist voor de uitvoering
• een contactlijst van de mensen in de uitvoering, met de gezags- en escalatielijnen

De lijst laat zien dat een mobiliteitsplan meer is dan een kaart met omleidingen. Het legt ook vast wie wat beslist, en wie wie belt als het anders loopt dan gepland.

Hoe zit het met verkeersregelaars?

Zet u verkeersregelaars in, dan horen die in het plan. Volgens de Rijksoverheid zijn er twee soorten:

• Evenementenverkeersregelaars zijn minimaal 16 jaar en werken onder toezicht van de politie. De gemeente waar het evenement is, stelt ze aan, en alleen als ze een online instructie hebben gevolgd. Sinds 1 oktober 2017 geldt zo’n aanstelling 12 maanden, maar alleen in die gemeente. Als organisator houdt u een inzetlijst bij van alle verkeersregelaars die u inzet.
• Beroepsverkeersregelaars zijn minimaal 18 jaar en werken zelfstandig. Zij worden onder meer ingezet bij tijdelijke verkeersmaatregelen.

De regels staan in de Regeling verkeersregelaars 2009. Neem in het mobiliteitsplan op waar de verkeersregelaars staan, wie ze aanstuurt en hoe ze hun aanstelling krijgen.

Hoe groot moet het plan zijn?

Dat hangt af van het evenement. Een straatfeest vraagt een ander plan dan SAIL Amsterdam 2025, dat volgens ANP zo’n 2,5 miljoen bezoekers trok (NH Nieuws (opent in nieuw venster)). Daar maakten wij in opdracht van de gemeente Amsterdam, samen met Vigilans Group en V&OR, het crowd- en mobiliteitsplan voor het gemeentelijke deel. Operationeel ging het om verkeersmaatregelen, verkeersregelaars, bebording, camera’s, scenario’s en terreinlogistiek. Lees meer over SAIL.

Bij Tina Festival 2025 in Wassenaar regelden we de mobiliteit en het verkeersmanagement voor Duinrell, in afstemming met de gemeente Wassenaar, met de regie over de partners voor verkeersregelaars, pendelbussen en bebording.

Hoe helpen wij?

Wij maken crowd- en mobiliteitsplannen en verkeersscenario’s, stemmen ze vooraf af met de gemeente en andere betrokken partijen, en coördineren op locatie. Lees meer over mobiliteit en bezoekersstromen bij evenementen, reken uw vergunningtermijn uit of bespreek uw evenement.