Privacyverklaring

Concepttekst. Laat deze verklaring juridisch controleren voordat de site live gaat.

Wie we zijn

VSP B.V., die werkt onder de naam van Schaick Projectbegeleiding, Ien Dalessingel 1E, 3543 MD Utrecht, KvK-nummer 30233430, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. U bereikt ons via info@vsp.nl of 085 060 1190.

Welke gegevens we verwerken en waarom

Formulieren en tools. Als u een bericht stuurt, een kennismaking aanvraagt, zich laat terugbellen of na een check of berekening uw gegevens achterlaat, bewaren we uw naam, uw e-mailadres of telefoonnummer, uw organisatie, uw bericht en uw antwoorden. We gebruiken die om contact met u op te nemen over uw vraag. Grondslag: uw verzoek en uw toestemming, die u geeft met het vinkje onder het formulier.
Opvolgmails na een check of berekening. Laat u na de check voor het bouwhinderplan of de rekentool voor de vergunningtermijn uw e-mailadres achter, dan sturen we u hoogstens drie mails over uw uitkomst: direct, na drie dagen en na een week. De reeks stopt zodra een medewerker uw aanvraag in behandeling neemt, of als u zich afmeldt via de link onderaan elke mail.
Berichten in onze inbox. Wat u via de site stuurt, komt in onze inbox, waar we het beantwoorden en aan de juiste collega toewijzen.
AI-concepten. Een medewerker kan in onze beheeromgeving een taalmodel een concept laten schrijven voor een antwoord op uw bericht. De tekst van het gesprek gaat dan naar de aanbieder van dat model. Een medewerker leest het concept na en verstuurt het zelf; er gaat nooit automatisch een AI-tekst naar u.
Sollicitaties. Solliciteert u via een vacature op deze site, dan bewaren we uw naam, e-mailadres, eventueel uw telefoonnummer, uw motivatie en uw cv, om uw sollicitatie te beoordelen. Een open sollicitatie via het contactformulier of per e-mail behandelen we op dezelfde manier. Of we uw gegevens daarna langer mogen bewaren voor een volgende vacature, bepaalt u zelf.
Opdrachtgevers en projecten. Van opdrachtgevers en hun contactpersonen verwerken we zakelijke contactgegevens, offertes, opdrachten, facturen, projectgegevens en gewerkte uren. Grondslag: de overeenkomst en onze wettelijke plicht om de administratie te bewaren.
Ondertekenen. Ondertekent u een document via onze site, dan bewaren we uw naam, e-mailadres, handtekening, de tijdstippen, uw IP-adres en de gegevens van uw browser als bewijs van de ondertekening.
Korte links en QR-codes. Op brieven en borden gebruiken we soms korte links (www.vsp.nl/go/ (opent in nieuw venster)...) en QR-codes. Per link tellen we per dag het aantal klikken, met alleen grove kenmerken: via een QR-code of een link, het soort apparaat, het land en de naam van de website waar u op de link klikte, zonder het adres van de pagina. Uw IP-adres, de gegevens van uw browser of cookies slaan we daarbij niet op. Uw IP-adres gebruiken we alleen als onherleidbare code met een geheime sleutel, om te voorkomen dat één bezoeker de teller opdrijft.
Spamcontrole. Als u een formulier verstuurt, controleert Cloudflare Turnstile of er een mens achter zit. Daarbij verwerkt Cloudflare uw IP-adres en technische gegevens van uw browser. Het script laadt pas als u een formulier aanklikt.
Statistieken. We meten hoe de website gebruikt wordt met een eigen meting, zonder cookies en zonder iets in uw browser op te slaan. Per bekeken pagina noteren we de pagina, de naam van de site waar u vandaan kwam, de campagne uit de link (utm_source, utm_medium en utm_campaign), het land en het soort apparaat. Ook tellen we het gebruik van de tools en formulieren, zonder wat u invult. Uw IP-adres en de gegevens van uw browser slaan we niet op.
Bezoekers per dag tellen. We maken een code van uw IP-adres, uw browser en een geheime sleutel die elke dag verandert, dus een volgende dag herkennen we u niet. De sleutel wissen we zodra die dag voorbij is (de herstelpunten van de database bevatten hem nog hoogstens 30 dagen); zonder de sleutel is de code niet terug te rekenen naar een IP-adres. Met Global Privacy Control of Do Not Track aan maken we die code niet.
Logboek. De server logt meldingen en fouten van de site zelf, zonder uw IP-adres en zonder de gegevens van uw browser, en bewaart dat hoogstens 7 dagen.
Cookies. Deze website plaatst geen cookies voor statistieken, advertenties of social media. Alleen medewerkers die inloggen in onze beheeromgeving krijgen een cookie om ingelogd te blijven.

Wie uw gegevens nog meer verwerkt

We werken met verwerkers die uw gegevens alleen in onze opdracht gebruiken:

Cloudflare voor de hosting en beveiliging van de website, de spamcontrole, de statistieken, de database en de bestanden, en het versturen van onze eigen e-mail (bevestigingen, offertes, facturen en antwoorden). De database en de bestanden staan in de EU-jurisdictie van Cloudflare. Verzoeken en e-mail lopen via het wereldwijde netwerk van Cloudflare, Inc. in de Verenigde Staten, op basis van het EU-US Data Privacy Framework, met standaardcontractbepalingen als terugval.
Brevo voor de opvolgmails na een check of berekening. Brevo is een Frans bedrijf; volgens de verwerkersovereenkomst kan verwerking buiten de EER plaatsvinden, met standaardcontractbepalingen of het EU-US Data Privacy Framework.
Anthropic als aanbieder van het taalmodel voor AI-concepten in onze beheeromgeving. Anthropic verwerkt de gegevens in de Verenigde Staten, op basis van standaardcontractbepalingen.

Met deze partijen hebben we afspraken over beveiliging en geheimhouding.

Hoe lang we gegevens bewaren

Aanvragen zonder opdracht, behalve sollicitaties: hoogstens 12 maanden na het laatste contact.
Opdrachtgevers en projecten: zolang de opdracht loopt. Facturen en de administratie bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat vraagt.
Ondertekende documenten: zolang de overeenkomst loopt, en daarna zolang de wet dat vraagt.
Sollicitaties, ook via het contactformulier of per e-mail: tot 4 weken na het einde van de procedure, of tot 1 jaar als u ons toestemming geeft om uw gegevens te bewaren voor een volgende vacature.
Klikcijfers van korte links: hoogstens 24 maanden. Het zijn aantallen, zonder gegevens over personen.
Berichten in onze inbox: gesloten gesprekken verwijderen we na hoogstens 12 maanden.
Bestanden die we verwijderen, staan nog 30 dagen in een afgeschermde prullenbak; de herstelpunten van de database bewaren we 30 dagen.
Websitestatistieken: de losse metingen 3 maanden, de totalen per dag (aantallen zonder gegevens over personen) 25 maanden, de sleutel voor het tellen van bezoekers één dag (in de herstelpunten van de database hoogstens 30 dagen).
Logboek van de server: hoogstens 7 dagen.

Uw rechten

U mag uw gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en uw gegevens laten overdragen. Een gegeven toestemming kunt u altijd intrekken. Mail ons daarvoor op info@vsp.nl; we reageren binnen een maand. Bent u het niet eens met hoe we met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.